Два збора, 20 минути гитара и празно сандаче: Како шефот на Сименс го штити своето време

За некого успешниот ден на чело на една од најголемите технолошки компании во светот би подразбирал преполн календар, десетици состаноци, стотици пораки и постојано носење одлуки. За Роланд Буш, извршниот директор на Сименс, продуктивноста значи нешто сосема поинакво – да се отстрани сè што не е неопходно и вниманието да се зачува за работите што навистина се важни.

Буш има 61 година и зад себе има повеќе од три децении поминати во Сименс. Во компанијата пристигнал во 1989 година, започнувајќи во областа на корпоративното истражување и развој, а денес ја предводи германската индустриска и технолошка групација со повеќе од 300.000 вработени ширум светот. Од 2021 година е претседател и извршен директор, а неговото седиште е во Минхен.

Во текот на кариерата често бил поставуван на чело на делови од компанијата кои се соочувале со сериозни проблеми и барале промена. Тоа искуство, вели тој, го научило на една важна работа: дури и кога во одреден момент не знаете како ќе го решите проблемот, со текот на времето најчесто ќе се појави патот до решението.

Токму оваа смиреност пред сложените ситуации можеби е еден од најважните елементи во неговиот начин на работа. Буш по професија е физичар, а не класичен менаџер. Теоретската физика му помогнала да развие навика сложените прашања да ги разложува на помали делови, да ја отстранува непотребната „бучава“ и да ги бара клучните фактори од кои зависи конечната одлука.

Таквиот пристап му е особено корисен на позиција на која информациите ретко се целосни и јасни. Одлуките често мора да се носат врз основа на податоци кои се недоволни, нејасни или дури меѓусебно спротивставени. Наместо да се обидува да ја разбере секоја ситница, Буш прво се обидува да го открие суштинското прашање.

Овој принцип се гледа и во начинот на кој ја користи електронската пошта. На дневно ниво добива околу 200 пораки, меѓу кои понекогаш има и необични барања. Клиенти знаат да му се обратат дури и со прашања поврзани со поправка на машина за перење или апарат за кафе.

И покрај огромниот број пораки, Буш има едноставно правило: сандачето не смее да му се преполни. Тој се обидува бројот на непрочитани или нерешени пораки да го одржува под 100, бидејќи смета дека над таа граница станува потешко да се препознае што навистина бара внимание.

Неговата стратегија не е комплициран систем за организација на пораките, туку брза реакција. Кога нема потреба од подолго објаснување, одговорот може да се сведе на само два збора – „ОК“ или „Не“. Неговиот тим одамна е навикнат на вакви кратки одговори. Кога некоја тема бара подетално објаснување, Буш често едноставно го диктира одговорот додека се движи низ канцеларијата.

Истата филозофија ја применува и кон состаноците. Иако раководи со огромна организација, тој нема фиксен распоред на редовни состаноци со сите директни соработници. Наместо секоја недела во ист ден и во исто време да се одржува состанок само затоа што така стои во календарот, неговото правило е да се разговара кога навистина постои причина за тоа.

Некој од соработниците можеби ќе има потреба да разговара со него неколкупати во една недела, додека друг можеби ќе има потреба само еднаш месечно. За Буш нема логика состаноците да се одржуваат само за да се исполни календарот. Ниту тој треба да ги „забавува“ своите вработени, ниту тие треба да го забавуваат него.

Во време кога преполниот календар често се доживува како симбол на важност, неговиот пристап е речиси спротивен. Состанокот не е цел сам по себе. Неговата вредност е само во тоа дали ќе помогне некоја работа да се заврши подобро или побрзо.

Голем дел од неговата дисциплина, сепак, започнува уште пред работниот ден. Буш станува околу шест часот наутро, а облеката за тренинг ја подготвува уште претходната вечер. Околу 6:30 часот веќе е во теретана, каде што поминува меѓу 75 и 90 минути.

Неговите тренинзи не се ограничени на една активност. Во зависност од денот, вклучуваат вежби со тегови, високоинтензивен интервален тренинг, бокс и скокање со јаже. Рутината се обидува да ја задржи и кога е на службено патување, користејќи ја хотелската теретана наместо целосно да го прескокне тренингот.

Потоа следува ден кој вообичаено е исполнет со разговори, состаноци и одлуки. Појадокот често се комбинира со првиот состанок, читањето на е-поштата и следењето на медиумите. Ручекот е лесен, а попладневните часови најчесто се резервирани за состаноци.

На неговото работно место, пак, нема купови документи. Масата е речиси целосно празна, бидејќи Буш пред неколку години престанал да користи хартија во секојдневната работа.

Но, кога станува збор за организацијата на неговото време, тој не ја припишува целата ефикасност на сопствената дисциплина. Посебно место има неговата долгогодишна асистентка Гундула, која повеќе од десет години му помага во организацијата и самостојно управува со неговиот календар.

Токму тука се крие една од поважните лекции од неговиот начин на работа. Ефикасноста не значи дека лидерот мора лично да контролира секој детаљ. Напротив, дел од добрата организација е да се препознае што мора да се направи лично, што може да се поедностави и што треба да му се препушти на човек на кого му се верува.

А Буш има многу нешта што мора да ги вклопи во својот распоред. Службените патувања се голем дел од неговата работа. Луфтханза во една прилика му подарила глобус на кој биле означени неговите годишни патувања со Сименс. Вкупната километража била речиси еднаква на растојанието од Земјата до Месечината и назад.

Патувањето, сепак, не значи целосно откажување од неговата рутина. Кога лета кон запад, се обидува да не спие во авионот, или да спие само кратко, за по пристигнувањето да биде доволно уморен и да може нормално да ја преспие ноќта. Кога патува кон исток, претпочита ноќен лет и се обидува да спие што подолго.

Дури и кога по слетувањето има малку време до првиот состанок, тренингот останува дел од планот. Ако има околу час и половина слободно време, дел од него е резервиран за туширање, а остатокот за физичка активност.

Но, работата на извршниот директор не завршува со последниот состанок. Денот често продолжува со вечери со клиенти, партнери или членови на тимот. Буш особено ги цени неформалните вечери со најблиските соработници, каде што разговорите не мора да следат однапред подготвена агенда.

Во таква атмосфера темите природно се оддалечуваат од секојдневните деловни задачи. Се разговара за приватниот живот, за настаните во светот и за идеи кои можеби не би се појавиле на формален состанок. За човек кој раководи со огромна компанија, токму овие неформални контакти можат да бидат важен начин за градење доверба и одржување на односите.

Подоцна навечер, Буш се обидува да направи нешто што нема никаква врска со Сименс. По неколку децении повторно почнал да свири гитара. Не станува збор за долги сесии или за сериозно занимавање со музика. Дваесет минути му се доволни за целосно да го пренасочи вниманието.

Причината е едноставна. Додека свири, мора да размислува за музиката, ритамот и движењето на прстите. За тие дваесет минути мислите за работата се тргаат во втор план. Тоа му овозможува да направи ментална дистанца од одлуките и проблемите со кои бил оптоварен во текот на денот.

Сличен пристап има и кон приватниот живот. За време на викендите, тој и неговата сопруга се обидуваат да поминуваат време со долгогодишни пријатели, да играат голф и да патуваат. Некои од неговите блиски пријатели живеат во Кина, па нивните семејства повремено избираат некоја дестинација каде што ќе можат да се сретнат.

За Буш, одржувањето на пријателствата бара свесна инвестиција во време. Ако луѓето постојано го одложуваат контактот, дури и најблиските односи со текот на времето можат да ослабнат. Тој, сепак, не гледа на пријателствата како на нешто од кое треба да се очекува корист или повратна вредност. Времето вложено во луѓето што ги сака има вредност само по себе.

Можеби токму тука се наоѓа суштината на неговата филозофија. На прв поглед, највпечатливи се раното станување, долгиот тренинг, стотиците е-пораки и огромниот број километри поминати со авион. Но, неговиот пристап кон продуктивноста всушност се темели на нешто многу поедноставно.

Буш не се обидува да го исполни секој момент од денот со работа. Тој се обидува да го заштити вниманието од непотребни обврски. Една порака не мора да стане долга преписка. Состанок не мора да постои само затоа што е ставен во календарот. Сложениот проблем не мора да остане сложен ако може да се разложи на неколку суштински прашања.

А кога некоја задача може подобро да ја организира друг човек, нема потреба директорот лично да се занимава со неа. Довербата, делегирањето и едноставноста стануваат подеднакво важни како дисциплината.

По повеќе од 30 години во Сименс, Буш очигледно не верува дека успешното управување се состои во тоа човек да направи што е можно повеќе работи во текот на еден ден. Неговата лекција е поинаква: вистинската ефикасност доаѓа од способноста да се препознае што заслужува внимание, а што не.

Понекогаш тоа значи само два збора во одговор на е-пошта. Понекогаш значи откажување од состанок без јасна цел. Понекогаш значи доверување на календарот на човек од доверба. А понекогаш значи едноставно да се остави работата на страна и да се земе гитарата.

За човек кој секојдневно носи одлуки што влијаат врз стотици илјади вработени, можеби најважната вештина не е како да направи повеќе, туку како да препознае што не треба да прави воопшто.