Митовите за продуктивноста во кои шефовите сè уште веруваат: Повеќе работа не значи и подобар резултат

Продуктивноста е една од најчесто употребуваните теми во современиот деловен свет, но и една од најчесто погрешно разбрани. Компаниите вложуваат во софтвери, нови системи за организација, различни методи на следење на работата и правила со кои сакаат да добијат повеќе од секој работен ден. Но, проблемот е што бројот на испратени електронски пораки, одржани состаноци или часови поминати на работа не секогаш покажува колку навистина е завршено.

Во индустриското производство продуктивноста полесно се мерела. Ако една фабрика произведува повеќе производи со исти ресурси и ист број работници, резултатот е релативно јасен. Кај интелектуалната работа, меѓутоа, сликата е многу посложена. Вработениот кој испраќа најмногу пораки не мора да придонесува најмногу, а менаџерот кој поминува цел ден на состаноци можеби создава дополнителна работа наместо да решава проблеми. Forbes

Еден од најтврдокорните митови е дека повеќе работни часови автоматски значат и поголем учинок. Дополнителното време понекогаш навистина е потребно, особено кога има кратки рокови или неочекувани проблеми, но продуктивноста не расте бесконечно со секој дополнителен час. Со заморот паѓа концентрацијата, се зголемува можноста за грешки, а дополнителното време може да донесе сè помалку резултати. Истражувања на работното време покажуваат дека со зголемувањето на часовите може да опаѓа и продуктивноста по час. ScienceDirect+1

И покрај тоа, долгото останување на работа често се доживува како доказ за посветеност. Вработениот кој е достапен до доцна навечер може да остави впечаток дека работи повеќе од колегата кој си заминува навреме, дури и кога двајцата ги завршиле своите обврски. Работното време е лесно за мерење, па затоа често станува замена за многу потешкото прашање: каква вредност навистина создал вработениот?

Слично е и со митот дека зафатениот човек автоматски е и продуктивен. Полниот календар, постојаното пристигнување на електронски пораки и редицата состаноци можат да создадат впечаток на голема ангажираност, но активноста сама по себе не значи и резултат. Можно е цел ден да се помине во одговарање на пораки и решавање задачи кои никогаш не морале да постојат. Особено кај раководителите, една кратка наредба може да создаде часови работа за цел тим.

Затоа понекогаш најпродуктивната одлука што може да ја донесе еден менаџер е да не направи нешто. Откажувањето на непотребен состанок, укинувањето извештај што никој не го користи или поедноставувањето на процедурата може да заштеди десетици часови работа. Вистинската продуктивност не е само во тоа колку брзо се завршува задачата, туку и во способноста да се препознае која задача воопшто не треба да се прави.

Голем проблем на современото работно место е и постојаното прекинување на концентрацијата. Од вработените често се очекува истовремено да следат електронска пошта, пораки, известувања и состаноци, а во исто време да работат на задачи што бараат длабока концентрација. Истражувањата покажуваат дека прекините и постојаното префрлање од една задача на друга можат да го отежнат враќањето кон првичната работа и да влијаат врз точноста и ефикасноста. PubMed+1

Токму затоа не секогаш е доволно на вработениот да му се каже „подобро организирај си го времето“. Ако самата организација создава средина во која човекот постојано мора да го прекинува она што го работи, проблемот не е само личен. Компаниите треба да размислат колку состаноци се навистина неопходни, колку известувања мора да бидат итни и дали одговорот на секоја порака навистина заслужува приоритет. Продуктивноста понекогаш повеќе зависи од тоа што ќе му се тргне од патот на вработениот отколку од тоа што дополнително ќе му се даде.

Не постои ниту еден универзален рецепт кој функционира за сите луѓе. Еден вработен најдобро размислува рано наутро, друг е најконцентриран попладне, додека третиот можеби работи најдобро во пократки периоди со чести паузи. И самата професија игра голема улога, бидејќи начинот на кој го организира денот еден истражувач не може да биде ист со оној на менаџер, продавач или вработен кој постојано комуницира со клиенти.

Затоа правилата за продуктивност треба да бидат алатка, а не цел. Кога компанијата повеќе се грижи дали вработениот го следи системот отколку дали работата е добро завршена, тогаш алатката почнува да го заменува резултатот. Најдобриот пристап е оној што ги зема предвид природниот ритам на човекот, видот на работата и резултатот што треба да се постигне.

Развојот на вештачката интелигенција дополнително го менува начинот на кој треба да размислуваме за продуктивноста. Денес со помош на новите алатки може за многу кратко време да се создадат електронски пораки, извештаи, презентации, анализи и други материјали. Но, фактот што нешто може да се произведе побрзо не значи дека тоа нешто навистина било потребно.

Токму тука се крие можеби најголемата заблуда: продуктивноста не значи да се натрупа што е можно повеќе работа во еден ден. Понекогаш најпродуктивен е оној што ќе најде начин задачата од три часа да ја заврши за десет минути, но и оној што ќе препознае дека задачата воопшто не треба да се работи. Менаџерот кој спречил непотребен проект или укинал состанок може да создаде поголема вредност отколку човек кој цел ден бил зафатен.

Во време кога технологијата овозможува производство на огромно количество содржина за само неколку секунди, оваа разлика ќе станува уште поважна. Компаниите ќе можат да прават повеќе, но тоа не значи дека автоматски ќе создаваат поголема вредност. Вистинскиот предизвик ќе биде да се препознае што навистина вреди да се направи, а што само изгледа како работа.

На крајот, продуктивноста не треба да се мери според тоа кој има најполн календар, кој испратил најмногу пораки или кој последен ја напуштил канцеларијата. Поважно е што навистина е постигнато и колкава вредност е создадена со потрошеното време и ресурсите. Во таа смисла, најпродуктивната компанија можеби не е онаа во која сите постојано работат, туку онаа во која луѓето знаат што треба да направат, што не треба да прават и кога е време да престанат да работат.