Дали навистина сте на одмор ако постојано ја проверувате службената е-пошта?

Летото е период кога илјадници вработени активираат автоматски одговор на електронската пошта пред да заминат на годишен одмор. Најчесто во тие пораки стои реченицата „Ќе имам ограничен пристап до е-пошта и ќе одговорам кога ќе бидам во можност“. Иако звучи професионално и одговорно, експертите сметаат дека оваа формулација открива многу повеќе за корпоративната култура отколку за реалната достапност на вработените.

Во современото работно опкружување сè почесто се поставува прашањето дали навистина е неопходно луѓето да останат поврзани со работата и за време на одмор. Наместо да служи како едноставно известување за отсуство, автоматската порака често претставува обид да се покаже дека вработениот сè уште е делумно достапен, дури и кога официјално користи слободни денови.

Во пракса најчесто се случува едно од две сценарија. Дел од луѓето целосно се исклучуваат од работните обврски и не ја отвораат службената пошта до враќањето во канцеларија. Други, пак, постојано ги проверуваат пораките, одговараат на повици и решаваат работни прашања, со што одморот се претвора во продолжение на работниот ден. Вистински „ограничен пристап“ ретко постои, иако токму таа формулација е најчеста во автоматските пораки.

Според експертите за организациска култура, проблемот не лежи во самиот автоматски одговор, туку во очекувањата што компаниите, менаџерите и самите вработени ги создаваат. Многумина чувствуваат потреба да остават впечаток дека се достапни во секој момент, плашејќи се дека целосното исклучување може да биде протолкувано како недостаток на посветеност.

Во анализите на Harvard Business Review се посочува дека успешниот годишен одмор започнува многу пред затворањето на лаптопот. Навременото распределување на задачите, јасно определените замени и добро организираните работни процеси овозможуваат компанијата да функционира без застој додека некој е отсутен. Во такви услови нема потреба вработените постојано да ја проверуваат електронската пошта, бидејќи знаат дека обврските се под контрола.

Истражувањата во областа на организациското однесување покажуваат и еден интересен парадокс. Иако менаџерите јавно ја поддржуваат идејата вработените целосно да се одморат, дел од нив потсвесно создаваат впечаток дека лицата кои остануваат достапни и за време на одмор се попосветени на работата. Токму ова непишано правило придонесува многумина да чувствуваат притисок да нагласат дека повремено ќе ја проверуваат електронската пошта.

Експертите предупредуваат дека ваквиот пристап на долг рок може негативно да влијае врз продуктивноста и благосостојбата на вработените. Одморот има вистинска вредност само кога овозможува целосно психолошко дистанцирање од секојдневните работни обврски, што придонесува за подобра концентрација и поголема ефикасност по враќањето на работа.

Како пример за поинаков пристап често се наведува германската компанија Daimler, која пред неколку години воведе систем што автоматски ги брише електронските пораки пристигнати за време на одмор. Испраќачите добиваат известување да се обратат кај друго одговорно лице или повторно да ја испратат пораката по враќањето на вработениот. Намерата не е технолошка иновација, туку испраќање јасна порака дека лицето навистина има право на одмор.

Според аналитичарите, најдобрата автоматска порака не е онаа што ветува ограничен пристап до електронската пошта, туку онаа што едноставно го наведува периодот на отсуство и лицето кое ќе биде контакт во меѓувреме. Таквиот пристап покажува дека одговорноста не почива на еден поединец, туку е правилно распределена во рамките на тимот.

На крајот, неколкуте реченици во автоматскиот одговор можат да кажат многу за една организација. Тие откриваат дали компанијата навистина им верува на своите вработени, дали знае да делегира одговорности и дали професионализмот го мери преку резултатите, а не преку постојаната достапност. Во успешните организации, можноста вработените мирно да заминат на одмор без чувство на вина или обврска постојано да ја проверуваат електронската пошта станува еден од показателите за здрава и зрела корпоративна култура.