Просечниот канцелариски работник е продуктивен помалку од три часа дневно, покажува истражување

Осум часа поминати на работното место не значат и осум часа вистинска продуктивност. Ново истражување спроведено меѓу речиси 2.000 канцелариски работници во Велика Британија покажува дека просечниот вработен во текот на еден осумчасовен работен ден е целосно продуктивен само околу 2 часа и 53 минути. Остатокот од времето, според одговорите на испитаниците, често се распределува на различни активности кои го прекинуваат работниот ритам или воопшто не се поврзани со конкретните работни задачи.

Резултатите покажуваат дека само мал дел од вработените сметаат дека можат да го задржат истото ниво на продуктивност од почетокот до крајот на работниот ден. Дури 79 отсто од анкетираните признаваат дека не се продуктивни во текот на целиот период поминат на работа, додека само 21 отсто велат дека успеваат да останат продуктивни во текот на сите осум часа. Овие податоци повторно го отвораат прашањето дали времето поминато во канцеларија е навистина најдобар показател за тоа колку работа завршил еден вработен.

Еден од главните проблеми е постојаното одвлекување на вниманието. Во современата канцеларија работниците се опкружени со бројни извори на прекини, од телефоните и интернетот до разговорите со колегите и кратките паузи во текот на денот. Иако секоја од овие активности поединечно може да изгледа незначително, нивното собирање во текот на осум часа може да резултира со значително помалку време поминато во вистински концентрирана работа.

На врвот на листата на најчести причини за губење на концентрацијата се социјалните мрежи. Речиси половина, односно 47 отсто од испитаниците, ги посочуваат како активност која им го одвлекува вниманието додека се на работа. Веднаш зад нив е читањето вести на интернет, кое го наведуваат 45 отсто од анкетираните, што покажува колку лесно пристапот до бесконечна количина содржини може да го прекине фокусот дури и кога работникот има намера да остане концентриран на своите обврски.

Разговорите со колегите се уште еден значаен фактор. Околу 38 отсто од испитаниците велат дека приватните разговори со колегите им одземаат дел од работното време, а покрај тоа значаен дел од денот може да помине и во други секојдневни активности, како паузи за кафе и цигари, допишување или јадење на работното место. Станува збор за активности кои се составен дел од секојдневието на многу работни средини, но нивната зачестеност и времетраење можат значително да влијаат врз времето во кое вработениот навистина е фокусиран на работата.

Сепак, резултатите не значат дека секоја пауза треба да се смета за изгубено време. Напротив, дел од вработените сметаат дека кратките прекини во текот на работниот ден им помагаат да се одморат и да го намалат чувството на замор. По кратка пауза, вработениот може полесно да се врати кон задачата, особено ако претходно подолг период работел без прекин и концентрацијата почнала да опаѓа.

Токму тука се наметнува разликата меѓу пауза која му помага на човекот да се освежи и активност која само го одвлекува вниманието. Неколку минути одмор можат да бидат корисни, но постојаното проверување на социјалните мрежи, читањето вести или допишувањето можат да го прекинат фокусот и да го отежнат враќањето кон работната задача. Наместо да се врати со повеќе енергија, работникот може повторно да му треба време за да ја поврати концентрацијата и да продолжи таму каде што застанал.

Бројката од 2 часа и 53 минути затоа не треба да се сфати како точна граница за продуктивноста на секој канцелариски работник. Истражувањето се темели на одговорите на самите испитаници, а не на директно следење и мерење на секоја минута од нивниот работен ден. Продуктивноста исто така зависи од видот на професијата, карактерот на задачите, работната средина, роковите, организацијата и индивидуалниот начин на работа, па резултатите не можат автоматски да се применат на сите работници.

Сепак, истражувањето укажува на поширок проблем со кој се соочуваат современите работни места. Долгиот престој во канцеларија често се поистоветува со посветеност и продуктивност, иако самото физичко присуство на работното место не кажува колку квалитетно и ефикасно некој ја завршил својата работа. Вработен кој четири часа работи со висок степен на концентрација може да заврши повеќе од оној кој осум часа е на работното место, но постојано преминува од една активност на друга.

Затоа сè поголемо внимание се посветува на квалитетот на работата, а не само на бројот на часови поминати на работното место. Фокусираното работење, јасно поставените приоритети и создавањето услови во кои вработените можат непречено да ги завршуваат најважните задачи можат да имаат поголемо значење од едноставно продолжување на работното време. Наместо да се очекува човекот да биде подеднакво продуктивен осум часа без прекин, поефикасен пристап може да биде организирање на денот околу периоди на интензивен фокус, проследени со разумни паузи.

Истражувањето воедно покажува колку голема улога има начинот на кој е организирана работната средина. Ако вработениот постојано е прекинуван со пораки, состаноци, разговори, известувања и други обврски, тешко може да се очекува да поминува часови во непрекината концентрација. Оттука, дел од одговорноста не е само кај работникот, туку и кај работодавачите, кои треба да создадат средина во која најважните задачи можат да се завршат без непотребни прекини.

На крајот, податокот дека просечниот канцелариски работник се чувствува целосно продуктивен само 2 часа и 53 минути не значи дека преостанатите часови се бескорисни или целосно потрошени. Работниот ден вклучува состаноци, комуникација, планирање, паузи и активности кои не секогаш оставаат веднаш видлив резултат, но се неопходни за функционирањето на една организација. Вистинското прашање можеби не е колку часови човекот поминува на работа, туку колку од тие часови се користат за она што навистина има најголема вредност.