Новата битка на компаниите: Како да ја направат канцеларијата повторно важна

Погледот во една канцеларија денес открива сосема поинаква слика од онаа што ја гледавме пред неколку години. Еден вработен пристигнува рано наутро и останува до крајот на работното време. Друг доаѓа само кога има состанок или презентација, а потоа продолжува да работи од дома. Трет би избрал целата работна недела да ја помине надвор од канцеларијата, додека четвртиот смета дека најдобрите идеи се раѓаат токму во разговорите со колегите.

Различните навики отвораат едно сè поважно прашање: дали денес воопшто има смисла сите вработени да бидат во канцеларија во исто време и под ист услов?

Пред пандемијата, одговорот во најголем дел од компаниите беше јасен. Канцеларијата беше центарот на работниот ден, а физичкото присуство се подразбираше како составен дел од професионалните обврски. Но, начинот на кој работиме во меѓувреме значително се промени. Денес, дискусијата сè помалку се сведува на тоа колку денови некој треба да биде присутен, а сè повеќе на тоа што треба да се постигне кога ќе дојде во канцеларија.

Токму тука се наоѓа една од најголемите промени во разбирањето на современото работно место. Канцеларијата повеќе не мора да биде простор во кој се извршува секоја задача. Таа може да има поинаква функција – место каде што луѓето се среќаваат, разменуваат идеи, решаваат сложени проблеми и создаваат соработка што тешко се постигнува исклучиво преку екран.

Работата од дома покажа дека голем број активности можат успешно да се извршуваат без физичко присуство. Задачите што бараат долги часови концентрација, пишување, анализа или индивидуална подготовка често не зависат од тоа каде се наоѓа вработениот. Во некои случаи, мирот и флексибилноста што ги овозможува домашната средина можат да му помогнат на човекот подобро да се посвети на задачата.

Но, постојат и ситуации во кои физичката близина има значење. Бреинстормингот, менторството, сложените тимски дискусии, решавањето проблеми и воведувањето нови членови во тимот често добиваат поинаква динамика кога луѓето се во иста просторија. Некогаш краток разговор лице в лице може да замени низа пораки, мејлови и виртуелни состаноци. Понекогаш токму неформалниот разговор пред состанокот или случајната размена на мислења може да доведе до идеја која никој однапред не ја планирал.

Затоа, современата канцеларија постепено ја менува својата улога. Таа не исчезнува, но престанува да биде единственото место каде што работата може да се извршува. Наместо тоа, нејзината вредност сè повеќе се поврзува со активностите за кои физичката средина носи дополнителна вредност.

Луѓето, сепак, немаат исти потреби. За некои вработени канцеларијата е идеално место за соработка. Тие полесно комуницираат со колегите кога се физички присутни и сметаат дека директниот контакт го забрзува решавањето на проблемите. За други, канцеларијата претставува средина во која полесно воспоставуваат работна рутина и се концентрираат. Трети, пак, доаѓаат пред сè поради социјалниот аспект на работата – разговорите, односите со колегите и чувството дека се дел од тим.

Овие разлики покажуваат дека не постои една формула која подеднакво одговара за сите. Вработениот кој сака да работи од дома не мора да биде помалку посветен, исто како што човекот кој секојдневно доаѓа во канцеларија не мора да биде попродуктивен само поради физичкото присуство.

Токму затоа, најголемиот предизвик за компаниите не е едноставното одредување на бројот на денови во канцеларија. Многу поважно е како тие денови ќе бидат искористени.

Во изминатиот период дел од големите компании повторно ги заострија правилата поврзани со враќањето во канцеларија. Сепак, самото присуство не значи автоматски и подобра работа. Ако вработениот пристигне во канцеларија, стави слушалки и осум часа продолжи со задачи што без проблем може да ги заврши од дома, физичката присутност сама по себе не создава дополнителна вредност.

Спротивно на тоа, ден исполнет со квалитетни разговори, тимска работа, менторство и решавање конкретни проблеми може да има значително поголемо влијание врз организацијата. Оттука произлегува едноставниот, но суштински принцип: не е најважно каде се работи, туку што се постигнува.

Истражувањата на професорот Николас Блум од Универзитетот Стенфорд се меѓу оние што со години го следат развојот на хибридниот начин на работа. Неговата работа укажува дека добро организираниот хибриден модел може да ја одржи продуктивноста и задоволството на вработените, но организацијата мора јасно да утврди кога физичкото присуство има смисла.

Тоа значи дека политиката од типот „три дена во канцеларија“ сама по себе не е доволна. Ако компанијата бара присуство, мора да има и јасна причина за тоа присуство. Деновите во канцеларија треба да бидат поврзани со активности што навистина имаат корист од непосредната комуникација и соработка.

Во спротивно, правилото лесно може да се претвори во формалност. Вработените ќе бидат присутни затоа што така налага политиката, а не затоа што нивното присуство е потребно за подобро да се заврши работата.

Тука се отвора и поширокото прашање за тоа како компаниите ќе ја мерат успешноста во иднина. Наместо едноставно да бројат колку пати некој ја поминал влезната врата, организациите би можеле поголемо внимание да посветат на резултатите што произлегуваат од заедничката работа.

Колку брзо се носат одлуките? Дали информациите и знаењето лесно се пренесуваат меѓу различни тимови? Колку време му е потребно на новиот вработен за да се вклопи во организацијата? Колку идеи навистина се претвораат во проекти и резултати? Ова се прашањата што многу подобро ја опишуваат вредноста на работното место од самиот број на денови поминати во канцеларија.

Промената не значи дека канцелариите ќе станат непотребни. Напротив, нивната улога може да стане уште поважна, но различна од онаа што ја имаа порано. Ако некогаш канцеларијата беше основната инфраструктура без која работата речиси не можеше да се замисли, денес таа сè повеќе станува простор за активности што бараат човечки контакт, доверба и непосредна соработка.

Иднината на работата затоа можеби нема да се решава со едноставно прашање дали луѓето треба да работат од дома или од канцеларија. Вистинскиот предизвик ќе биде да се најде рамнотежа во која и едниот и другиот начин на работа ќе се користат тогаш кога создаваат најголема вредност.

На крајот, прашањето не е колку часа или колку денови некој поминал во канцеларија. Прашањето е што се случило затоа што бил таму.

Ако физичкото присуство донело побрза одлука, подобра идеја, посилен тим, полесно воведување на нов колега или решение за проблем што долго стоел отворен, тогаш канцеларијата ја исполнила својата цел. Ако, пак, целиот ден поминал во индивидуална работа која можела подеднакво успешно да се заврши од далечина, тогаш самиот број на часови поминати во канцеларијата не кажува многу за квалитетот на работата.

Токму затоа, иднината на хибридната работа веројатно нема да се мери само со календарот и распоредот. Ќе се мери со резултатите од времето што луѓето го поминуваат заедно.

Прашањето што компаниите сè почесто ќе мора да си го поставуваат не е „Колку дена треба да бидете во канцеларија?“, туку „Што е тоа што вреди да го направиме заедно кога сме таму?“